"Savaş Tavşancı, Organizasyonel Gelişim Danışmanı,   13 Ekim 2007"

Daha önceki portal güncellememizde, şirket içi organizasyon oluşturma, yapılandırma ve yönetme ile ilgili bize ilettiğiniz sorularınızı yorumları ile birlikte derleyip siz değerli yöneticilere köşe yazısı olarak sunacağımızı ifade etmiştik. Bu noktadan hareketle,  sizlerden gelen bu yönlü soruları, sizlere yazı dizisi olarak aktarmaya çalışacağım.

İlk yazım da, içerik bakımından birbirine yakın olan sadece iki soruya yer verdim. Genel itibariyle yöneltilen soruda tanımlanan sıkıntıların şirket iç yapısı ile ilgili özel durumları ortaya koyması nedeniyle, her sorunun altında soru sahibinin ismi verilmeden, sadece onun unvanı, çalıştığı şirketin sektörü ve şirketin toplam çalışan sayısı (şirket içi organizasyon büyüklüğünü simgelemesi açısından) belirtilmiştir.

Merhaba Savaş Bey,
Kurulduğumuzdan bu yana geçen 8 yıllık sürede çok hızlı büyümüş bir şirketiz. Ciro bakımından çok iyi olmamıza rağmen kendi içimizde ciddi sıkıntılar yaşamaya başladık. Alınan siparişlerin istenen terminde sevk edilememesi, fire oranlarındaki artışlar, gözle görülür verimsizlikler, personelin iş değiştirme oranındaki artışlar, bunların bir kaçı. Fabrikamıza son teknolojiden oluşan modern bir imalat sistemi kurmamıza rağmen mevcut sıkıntılarımızı kökten çözmeyi başaramadık. Şu anda öyle durumlar oluyor ki, bir işi eksiksiz ve zamanında yaptırabilmek için personelime bağırıp çağırmam gerekiyor. O nedenle sürekli üretimi sıkı kontrolünü yapmak durumunda kalıyorum. Bize tavsiyelerde bulunabilirseniz çok sevinirim. Saygılarımla.
 

 
 
 
 
Sayın Genel Müdür,
Yazınızda belirttiğiniz kadarıyla görünen odur ki, şirketinizin organizasyon yapısı cironuzun ve sisteminizin gerisinde kalmış. O nedenle konuya bu açıdan bakmak uygun olacaktır.

Şirketlerin de canlılar gibi yaşam evreleri bulunmaktadır. Bu evrenin ilki "girişimcilik" dönemidir. Burada genelde şirketlerin ilk önceliği satışlarını artırmak, bir an önce yaptıkları yatırımları geri döndürmek ve karlılığa geçmeye başlamaktır. Bu amaçtan dolayıdır ki, formal bir organizasyon oluşturma bu aşamada pek önemsenmez. Zaten bu aşamada yapının küçük olması nedeniyle informal ilişkilerle ve gönül bağı ile dahi işler aksamadan yürüyebilmektedir. Ama ikinci evre olan "gelişim" evresinde ilişkilerin büyümesi ve karmaşıklaşması nedeniyle formal bir organizasyona ihtiyaç duyulur.

Verdiğiniz bilgiler ölçüsünde size ilk önce bir plan dahilinde şirketinizin detaylı bir analizini yapmanızı önerebilirim. Nitekim bu aşamada yapılacak teşhisler, alacağınız önlemlerin ve yapacağınız tedavi veya yapılanma programının kaynağını oluşturacaktır. Analizin kendi şirketiniz içinde tarafsız ve önyargısız olarak sağlıklı bir şekilde yapılamayacağını düşünüyorsanız bunun için yönetim danışmanlığı hizmeti veren bir şirketten profesyonel destek alabilirsiniz.

Analiz aşamasında yapılan tespitler neticesinde organizasyon yapınızı daha formal hale getirecek şekilde şirketinizde belirlediğiniz her görevin yazılı bir şekilde tanımlamasını yapabilir, yetki ve sorumluluk paylaşımlarını güncelleyebilirsiniz. İş akışını şematize edebilir, adil bir performans değerlendirme sistemi kurabilirsiniz.

Şunu da unutmayınız ki nasıl bir sistem tanımlaması yaparsanız yapın en sonunda onu çalışan ve yöneticilerinize gönülden kabul ettiremediğiniz, bilgi akışını, birimler arası koordinasyonu sağlayamadığınız ve adil şirket içi gelişimi destekleyecek bir performans ölçümü yapamadığınız zaman bu sistem sağlıklı işlemeyecektir. Bu da etkin bir yöneticilik tarzını gerekli kılar. Şirketinizdeki bu ölçütün eksik olduğunu düşünüyorsanız işe buradan başlamanız faydanıza olacaktır. Şirket içinde bunu yapacak zamanınız yoksa veya nasıl yapacağınız konusunda sıkıntı yaşıyorsanız, bunun için uzun süreli bir "yönetici gelişim" eğitim programına dahil alabilirsiniz. Nitekim bu gibi programlara, "kırk yıllık işimi bana mı öğretecekler, boşver (!)", "eğitim almam durumunda personelim ve çevrem acaba bana ne der" gibi savunma mekanizmaları üretmeden, "balık baştan kokar" prensibiyle hareket etmeniz hem size, hem de şirketinize farkında olunmayan kazanımlar sağlayacaktır.
 

Merhaba Hocam,
Biz satışlarının %40‘nı yurtdışına yapan bir 15 senelik bir müesseseyiz. Sıkıntımız bulunduğumuz bölgede arzu ettiğimiz kalifiye elemanı bulamamamızdır. Elimizde olanlar da kısa sürede işten ayrılmaktadır. Durum böyle olduğu içindir ki, özellikle ben fabrikada olmadığım zaman o gün mutlaka bir sorunla karşılaşılmaktadır. Bir türlü organizasyonumuzu oluşturamadık. İkinci kalite oranımız yaklaşık %15-%20 civarında. Düşüncelerinizi bizle paylaşırsanız sevinirim.

Sayın Şirket Sahibi,

Öncelikle şunu belirtmek isterim ki, sorunuzdan anladığım kadarıyla hem organizasyonel, hem de teknik bazda bir sıkıntı mevcut. Lakin, bahsettiğiniz bu sıkıntıların net olarak şundan veya bundan kaynaklandı diyebilmemiz için daha fazla bilgiye ihtiyaç bulunmaktadır.  O nedenle, olayı kökünden çözmek için ilk olarak kapsamlı bir (üretim, finansman, satış, sevkiyat, planlama vs.) analiz yapmanızı önerebilirim. Özellikle sektör ortalamaları açısından bakıldığında yüksek gözüken ikinci kalite oranının gerçekten belirttiğiniz oranlarda mı olduğunu ve hangi nedenlerden kaynaklandığını tespitini yapmanız faydanıza olacaktır.

Fakat genel olarak birçok konfeksiyon şirketinde gözlemlediğim kadarıyla, ikinci kalite oranları, öncelikle üretim sürecindeki (kesim, dikim, finiş) sistemsizlikten, etkisiz organizasyondan ve bölümler arası koordinasyonsuzluktan dolayı artmaktadır.   

Analizin ardından belirlenen sorunlara kalıcı çözümler oluşturabilecek bir üretim sistemi ve organizasyon yapılanması planlanıp uygulamaya sokulabilir.  Üretim sistemi oluşturma konusu uzmanlığımın dışında olması nedeniyle size sadece organizasyonel düzenlemeler kapsamında aşağıdaki önerilerde bulunabilirim:

Çalışan memnuniyetini ölçebilir, genel kabul gören bir organizasyon şeması hazırlayıp bunu işletmenize duyurabilir, yetki ve sorumlulukları gözden geçirerek gerekli düzenlemeleri yapıp bunu yazılı olarak çalışanlara deklere edebilir, bölümler arası bilgi akışı ve iletişimi artırıcı uygulamalar yapabilir, belli bir organizasyonel düzenlemenin ardından sistematik şekilde yetki delegasyonu yapabilir ve delege ettiğiniz kişileri eksik oldukları konularda eğitebilirsiniz. Ayrıca yaptığınız analiz neticesinde çıkan sonuca göre, bunun gibi uygulamaları artırmanız mümkün olabilir.

Son olarak, kalifiye eleman sıkıntınız ile ilgili şunu belirtmek isterim. İfade buyurduğunuz üzere bazı bölgelerde istenen kalifiye elemanı bulmak zordur. Bunun için profesyonel anlamda işe alım konusunda insan kaynakları hizmeti veren kurumlardan destek alabilirsiniz. Öte yandan şu veya bu nedenlerden dolayı yeni personel bulmanız zor ise, bu durumda mevcut personelinizin gelişimine yönelik çalışmalar yaparak onların uzun süre kalıcılığını sağlayabilir veya onları şirketinize gönülden bağlı hale getirmek için sistemli bir organizasyonel gelişim çalışması yapabilirsiniz. Bu durum zamanla çalışma ortamınız açısından şirket içi ve dışı güveni artıracaktır. Böylece şirketiniz, kalifiye elemanlar için bir çekim merkezi olacaktır.

Bahsettiğim son önerimi desteklemesi açısından size, Denizli'deki(*) bir şirkete karşı halk tarafından duyulan güvenin ne denli önemli olduğunu aktarmak isterim. Nitekim orta ölçekli bu şirkette çalışan bir erkek, evlenmek için kız istemeye gittiğinde, o şirkette çalışıyor olması hasebiyle, kızın ailesi tarafından kendisine genel olarak zorluk çıkarılmıyormuş.

(*) Denizli'de kalifiye elaman bulmak, birçok vilayete göre nispeten daha zordur.