"Savaş Tavşancı, Organizasyonel Gelişim Danışmanı,   16 Ağustos 2008

Organizasyonel Gelişim köşesinin amacı kapsamında sizlerden gelen bir soruyu şahıs ve şirket ismi vermeden yazı dizimin ikincisi olan bu köşe yazımda yorumlamaya çalışacağım.

Sayın Tavşancı,

Biz 20 yıllık bir şirketiz. Geçen yıl kurumsallaşma çalışmalarına başladık. Bunun için imalata, muhasebeye, satışa teknik anlamda işini iyi bilen, yurtdışında üniversite okumuş, deneyimli üç müdür aldık. Fabrikamızı fiziki olarak genişlettik. Genel müdürlük binasının mobilyalarını yeniledik. Bu yıl ISO 9001 belgesi aldık. Bunları yapmamıza rağmen bir türlü istediğimiz başarıyı yakalayamadık. Üstelik üstümdeki iş yükü eskisinden daha da arttı. Bu konuda bize önerileriniz ne olur?

Sayın Genel Müdür Yardımcısı,

Şirketler açısından kurumsallaşma, meşakkatli, uzun çalışmalar gerektiren ve kalıcı olması zaman alan (3-5 yıl gibi) oldukça zor bir konudur. Sistematik hareket edilmediğinde zaman, emek ve para anlamında yarardan çok zarar getirebilir.

İlk olarak, hedeflediğiniz noktayı belirlemek adına kurumsallaşmayı neden istediğinizi gözden geçirmenizi öneririm. Çünkü, piyasada gördüğüm kurumsallaşma adına yapılan etkisiz uygulamalardan hareketle, kurumsallaşma çalışmalarının istenilen sonuca ulaşmamış olmasının birincil nedeni, kurumsallaşma amacının, net ortaya koyulmamış olmasından veya olması gerekenden çok farklı beklentileri yansıtmış olmasından kaynaklanmaktadır.

İkinci olarak, sabırlı olmanızı ve yaptığınız veya yapacağınız çalışmaları istikrarlı bir biçimde sürdürmenizi öneririm. Çünkü giriş cümlemde de belirttiğim gibi bir şirketin kalıcı olarak kurumsallaşması uzun yıllar sürebilir. Bazı şirketler için bu süre 3 yıl, bazıları için 5 yıl, bazıları için 8 yıldır.

Üçüncü önerim kurumsallaşma adına yaptığınız çalışmalar üzerine olacaktır. Sorunuzdan yola çıkarak kurumsallaşmak için sizin, profesyonel yönetici çalıştırmaya başladığınızı, şirketinizi fiziki olarak yenilediğinizi, ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi kurduğunuzu veya belge aldığınızı anlıyorum. 

Şirketimize faydalı olabilecek profesyonel yöneticilerle çalışmak, kurumsallaşma adına bir faaliyettir, ama tek başına yeterli değildir. Öncelikle şirket üst yönetimi olarak, profesyonel yönetim anlayışını tam olarak idrak etmiş olmak ve buna göre davranmak gerekir. Bununla beraber alınan veya yeni alınacak profesyonel yöneticilerin yetki ve sorumluluk sınırları net olarak tanımlanmalıdır. Aksi durumda profesyonel yöneticilerden beklediğimiz başarı elde edilemeyecektir. 

Fiziki yenilemeler ile ilgili olarak da, kurumsallaşma ile direkt ilişkisinin olmadığını ifade edebilirim. Bu uygulama, sadece şirket içinde ve dışında ilişkili olduğumuz kişilerin kurumsallaşma algılamaları üzerinde orta vadede dolaylı bir etki yapabilir.

Öte yandan, kurumsallaşma çalışması olarak ISO 9001: 2000 Kalite Yönetim Sistemi içinde şunları aktarabilirim.  ISO 9001 sistemi kurumsallaşmanın sadece ilk adımıdır. Kurumsallaşmak için ulaşılmak istenen son nokta olmamalıdır.  Bununla beraber ISO 9001 sistemi standardın şart koştuğu şekilde (!) kurulmuş olsa bile, bunun, uygulamaya tam olarak geçebilmesi ve yapılan yeni faaliyetlerin şirket içinde alışkanlık haline dönüşmesi zaman alır. Bunu, objektif ve güvenilir iç tetkik raporları doğrultusunda sık sık yapacağınız yönetimi gözden geçirme toplantılarıyla takip edebilir ve sürekli iyileştirme yapabilirsiniz.

Son olarak eğer kurumsallaşma adına yaptığınız faaliyetler soruda belirttiğiniz kadarıyla sınırlı ise, bunlarla birlikte yeni çalışmalarda yapmanız gerekebilir.