"Savaş Tavşancı, Organizasyonel Gelişim Danışmanı,   09 Nisan 2007"

Değerli okuyucular ORGANİZASYONEL GELİŞİM köşesinden yeniden sizlere merhaba diyorum.

Türev Yönetim Danışmanlığı olarak farklı şirketlerde yaptığımız çalışmalar neticesinde özellikle birçok 1-10 çalışanlı mikro şirkette ve 11-100 çalışanlı küçük ve orta boy şirkette etkin bir organizasyon yapısı oluşturma konusunda ciddi sıkıntılar olduğunu gözlemledim. Üstelik bu şirketlerin patronları veya profesyonel yöneticileri yaşanan sıkıntıların büyük oranda organizasyon yapısından kaynaklandığının farkında değiller. Evet doğru okudunuz, birçok şirket içi problem, sadece organizasyon yapısındaki aksamalardan kaynaklanmaktadır.

Peki değerli şirket sahipleri ve yöneticileri, genel olarak göz ardı ettiğimiz bu konu neden bu kadar önemlidir? Çünkü organizasyon yapılanması "planlama, yöneltme, koordine etme ve denetleme" ile birlikte işletme yönetimin altı temel fonksiyonundan birisini oluşturmaktadır. Nasıl ki bir bina yapımında herhangi bir sarsıntı karşısında yıkılmaması için temelinin sağlamlığı çok önemliyse, organizasyon yapısı da bir şirket açısından o denli önemlidir. Sağlam ve etkin olmayan bir organizasyon yapısı şirketimizi zora sokabilir. Şirket büyüdükçe de bizi zora sokan organizasyonel sorunlar (verimsizlik, hata oranlarında artış, müşteri şikâyetlerinde artış, işgücü devir hızında artış, şirket içi memnuniyetsizlikler vs.) git gide daha da büyür.

Organizasyon yapısını, formal (biçimsel) ve informal (biçimsel olmayan) olarak iki şekilde ele alabiliriz. Bizim bu yazıda üzerinde durduğumuz kısım, formal organizasyon yapısıdır.  Bilinçli bir tasarım olmadan ve planlanmadan şirket bünyesinde ortaya çıkan informal organizasyon yapılanmasını diğer yazılarımda irdeleyeceğim.

Formal organizasyon yapısı, biz patron ve/veya profesyonel yöneticiler tarafından belirli amaçlar (karlılık, müşteri memnuniyeti, verimlilik vs.) doğrultusunda bilinçli olarak oluşturulan ve tanımlanan ilişkileri ifade eder (İş tanımları, görev tanımlamaları, yetki ve sorumlulukların belirlenmesi, organizasyon şeklinin belirlenmesi, organizasyon şemasının çizilmesi).

Yazımın sonunda, en etkin organizasyon yapısı oluşturmanın veya oluşturulan yapıyı zaman zaman gözden geçirmenin şirketimiz açısından önemini ortaya koymak amacıyla, üretim yapan dokuz çalışanlı bir mikro şirkette yürüttüğümüz danışmanlık çalışması kapsamındaki bir uygulamayı örnek olarak sizlere aktarmak istiyorum.

Çalışmaya başladığımızda yaptığımız analiz neticesinde, şirket genelinde %90 olan çalışan memnuniyet oranının bir ay içinde %70'e düşmüş olduğunu gözlemledik. Bunun da, şirket içinde üretim bölümünde ilk defa oluşturulan üretim sorumlusu pozisyona daha önce hiç yönetim konusunda tecrübesi olmayan, ama yaptığı işi çok iyi bilen ilkokul mezunu bir mavi yakalı personelin getirilmesinden kaynaklandığını tespit ettik. Nitekim kendisi, görev tanımı doğru olarak belirtilmeden, yetki ve sorumlulukları net olarak tanımlanmadan ve eğitilmeden üretim sorumlusu yapılmıştır. Organizasyon yapılanmasından kaynaklanan bu problem sonucunda da üretimde hatalar, ürünle ilgili müşteriden gelen şikayetler, çalışanlar arasındaki memnuniyetsizlikler artmıştır.

Bu tespit sonucunda, büyüme aşamasında olan ilgili şirketteki iş tanımları, organizasyon şeması, görev tanımları, yetki ve sorumluklar gözden geçirilip düzenlemeler yapılarak şirket genelindeki çalışan memnuniyet oranı arttırılmış, hata oranları ve üründen kaynaklı müşteri şikâyetleri azaltılmıştır.

Görüldüğü gibi değerli okuyucular yaşadığımız bazı şirket içi problemler başka neden aramadan sadece organizasyon yapınızı gözden geçirerek çözebilirsiniz. Ayrıca "benim şirketimin şu an bir problemi yok, o nedenle boşver" demeyip problem oluşmadan (tıpkı doktorların birçok ölümcül hastalıkta erken teşhis hayat kurtarır demesi gibi) organizasyon yapımızı gözden geçirip sağlam temele oturmamız faydamıza olacaktır. Sağlıklı günler dileğiyle,